Output Management Check

Wie gut sind Ihre Dokumentenabläufe geregelt?

Von der Erstellung im ERP bis zur Ausgabe: Ordnen Sie Ihre Dokumentenabläufe mit sieben Fragen ein. Sie erhalten eine persönliche Auswertung und konkrete nächste Schritte passend zu Ihren Antworten.

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Sieben FragenPersönliche AuswertungOhne Terminpflicht

Ein geregelter Weg bis zur Ausgabe.

Fragen beantworten

Ordnen Sie den heutigen Stand Ihrer Dokumentenabläufe ein.

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Auswertung erhalten

Lesen Sie Ihre Einordnung und die passenden nächsten Schritte.

Ihr Output Management Check

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Öffnen Sie bitte die E-Mail zum Output Management Check und klicken Sie auf „E-Mail-Adresse bestätigen“. Danach erhalten Sie Ihre persönliche Auswertung.

Ihre Angaben

Name, Unternehmen und Telefon sind freiwillig. Für Ihre Auswertung benötigen wir Ihre E-Mail-Adresse und sieben Antworten.

Name (freiwillig)

Unternehmen (freiwillig)

E-Mail-Adresse (erforderlich)

An diese Adresse senden wir Ihnen den Bestätigungslink und Ihre Auswertung.

Telefon (freiwillig)

Für die Auswertung brauchen wir keine Telefonnummer. Die Angabe meldet Sie nicht zu automatischen Werbeanrufen an.

Die sieben Fragen

Wählen Sie die Antwort, die den heutigen Stand am besten beschreibt.

Hinweis zur Einschätzung

Berücksichtigen Sie bei mehrteiligen Fragen alle genannten Aspekte. Wenn Sie einen Punkt nicht beurteilen können, klären Sie ihn bitte mit der zuständigen Person. Wählen Sie nicht automatisch „Nicht umgesetzt“.

1. Erfolgt die Erstellung und Verteilung von Dokumenten weitgehend automatisiert?

Betrachten Sie die regelmäßig anfallenden Abläufe von der Erstellung bis zur Verteilung. Dazu gehören auch manuelle Übernahmen zwischen Anwendungen.

2. Erfolgt die Steuerung aller Ausgabekanäle (Print, E-Mail, Portal, E-Rechnung) zentral?

Berücksichtigen Sie die Kanäle, die Ihr Unternehmen tatsächlich nutzt. Gemeint ist eine gemeinsame Steuerung statt unabhängig gepflegter Regeln je Anwendung.

3. Ist der Anteil papierbasierter Dokumente bereits deutlich reduziert?

Betrachten Sie Abläufe, die für eine digitale Ausgabe geeignet sind. Papierwege, die bewusst benötigt werden, sollten Sie bei der Einordnung berücksichtigen.

4. Sind Ihre Output-Prozesse dokumentiert und werden regelmäßig überprüft?

Gemeint sind nachvollziehbare Abläufe, Zuständigkeiten, Übergaben und Fehlerfälle. Berücksichtigen Sie auch, ob die Dokumentation bei Änderungen aktualisiert wird.

5. Können Sie jederzeit nachvollziehen, wann und an wen ein Dokument versendet wurde?

Betrachten Sie die Versandinformationen Ihrer genutzten Kanäle. Ein Versandnachweis ist nicht in jedem Fall gleichbedeutend mit einem Nachweis, dass der Empfänger das Dokument erhalten oder gelesen hat.

6. Sind E-Rechnungen rechtskonform umgesetzt und revisionssicher archiviert?

Berücksichtigen Sie Verarbeitung und Archivierung gemeinsam. Stimmen Sie diese Einordnung bei Bedarf mit Ihren zuständigen Fachpersonen ab; der Check selbst prüft keine rechtlichen Anforderungen.

7. Werden Dokumente vor dem Versand automatisch auf Vollständigkeit und Qualität geprüft?

Gemeint sind passende automatische Prüfungen für Ihre Dokumententypen, beispielsweise zu Pflichtangaben oder zur korrekten Aufbereitung, und ein geregelter Umgang mit erkannten Fehlern.

Ja, ich möchte konkrete Tipps für bessere Dokumentenabläufe erhalten.

Drei Praxisimpulse von MEGATRON per E-Mail innerhalb von 14 Tagen, mit Tipps und Informationen zur Unterstützung im Output-Management. Jederzeit abmeldbar. Ihre Auswertung erhalten Sie auch ohne diese Auswahl.

Mit „Persönliche Auswertung anfordern“ bitten Sie MEGATRON Professional IT-Services GmbH, Ihre Antworten auszuwerten und Ihnen das Ergebnis per E-Mail zu senden. Zuerst bestätigen Sie Ihre E-Mail-Adresse. MEGATRON verarbeitet Ihre Kontaktdaten und Antworten dafür. Einzelheiten finden Sie in der Datenschutzerklärung.

Die nächsten Schritte gemeinsam einordnen.

Wenn Sie Ihre Ergebnisse besprechen möchten, antworten Sie einfach auf Ihre Auswertungs-E-Mail.

Wir betrachten den Dokumentenablauf, den Sie zuerst verbessern möchten, und klären, welche Unterstützung passt: von einzelnen Aufgaben bis zur Übernahme des Output-Management-Betriebs.

Ihre Fragen zum Check

Was erhalte ich?

Eine Gesamteinordnung und konkrete Hinweise zu den Fragen, bei denen Ihre Antworten noch offene Punkte zeigen. Ihre Auswertung kommt nach Bestätigung Ihrer E-Mail-Adresse.

Muss ich einen Termin buchen?

Nein. Sie erhalten Ihre Auswertung ohne Terminbuchung. Wenn Sie Ihre nächsten Schritte besprechen möchten, antworten Sie auf die Auswertungs-E-Mail.

Erhalte ich danach weitere E-Mails?

Nur wenn Sie die zusätzlichen Praxistipps ausdrücklich auswählen. Ihre angeforderte Auswertung erhalten Sie auch ohne diese Auswahl.

Ist das Ergebnis ein Prüfbericht?

Nein. Es beruht auf Ihren Antworten zu sieben ausgewählten Aspekten. Themen wie Spezialistenvertretung oder Wiederanlauf nach einer Störung müssen separat betrachtet werden.